Jak przechowywać dokumenty w firmie?

Archiwizowanie i przechowywanie dokumentów związanych z prowadzeniem Twojej firmy to niezwykle istotny element. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy zatrudniasz pracowników na umowę o pracę bądź zatrudniasz na umowy cywilnoprawne. Przeczytaj poniższy artykuł i sprawdź jak przechowywać dokumenty w firmie i na co należy zwrócić szczególną uwagę!
Przechowywanie dokumentów firmie – jak wygląda?


Większość firm samodzielnie przechowuje zgromadzone dokumenty. Dzięki temu właściciel firmy ma do nich bieżący dostęp bez konieczności wyprowadzania dokumentów od podmiotów zewnętrznych. Jeżeli Ty również decydujesz się na taki sposób przechowywania dokumentów musisz je we właściwy sposób zabezpieczyć. Aby zrobić to dobrze należy:

  • umieścić dokumenty w pomieszczeniu do którego dostępu nie będą miały osoby niepowołane
  • dokumenty muszą być chronione przed ewentualnym pożarem lub zalaniem
  • gdy Twoja firma posiada koncesję powinieneś wykupić specjalne ubezpieczenie

Szukasz dobrej firmy od RODO? Sprawdź: Szkolenie z RODO


Zewnętrzne archiwum – czy to dobre rozwiązanie?

Jako przedsiębiorca możesz podjąć współpracę z wyspecjalizowanym archiwum. W tym celu podpiszesz umowę i dokonasz niezbędnej opłaty za przechowywanie swoich dokumentów firmowych. Wiedz, że masz możliwość wglądu do wszystkich dokumentów a także jeśli złożysz upoważnienie dla osób trzecich oni również mają możliwość wglądu. Pamiętaj też, że każdorazowe sięgnięcie po dokumenty może wiązać się z koniecznością złożenia wniosku do archiwum. Przechowywaniem dokumentacji zajmować się może wyłącznie przedsiębiorca, który jest osobą prawną lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej. Oznacza to, że usługi dotyczące przechowywania dokumentów firmowych nie mogą być oferowane przez jednoosobowego przedsiębiorcę.

Co zrobić z dokumentami po zakończeniu działalności?

Zamknięcie firmy nie oznacza, że nie masz obowiązku przechowywania dokumentacji. Zgodnie z przepisami powinieneś wskazać podmiot, który będzie w dalszym ciągu przechowywał tą dokumentację – ma to ogromne znaczenie, zwłaszcza wtedy kiedy zatrudniałeś pracowników.

Dodaj komentarz